FALLSTUDIE

vollständiger Datentransfer von asana zu awork


Wie die BEVELL Group mit Werksflow über 2.000 Projekte reibungslos und vollständig von Asana nach awork übertragen hat.

In der heutigen Geschäftswelt ist es für den Erfolg entscheidend, dass Unternehmen ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich optimieren.

Die BEVELL Group, eine bundesweit aktive Unternehmensberatung mit Fokus auf die ambulante Nahversorgung. Mit über 8.000 Mandant*innen und jährlich rund 200 neuen Projekten, sah sich mit einer ineffizienten Projektstruktur und einem veralteten Projektmanagement-System in Asana konfrontiert. Projekt-Zeiterfassung gab nicht die gewünschten Resultate und die Projektauswertung, sowie das Controlling gestalteten sich sehr mühsam.

Die Lösung? Nach tiefgreifender Recherche ist die BEVELL auf das Projektmanagement-Tool awork gestoßen.

Eine Übertragung aller relevanten Projektdaten von Asana zu awork war gefragt, welche durch Werksflow umgesetzt wurde und nicht nur Zeit und Kosten sparte, sondern die gesamte interne Arbeitsweise optimierte.

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Über BEVELL

Mit mehr als 8.000 Mandant*innen und einer stetig wachsenden Zahl von neuen Projekten bietet BEVELL Mediziner*innen fundierte betriebswirtschaftliche Beratung. Zusätzlich übernimmt die Firma die Projektverantwortung für große medizinische Versorgungszentren und Kliniken.

Problem

Das alte Projektmanagement-Tool Asana war für BEVELL nicht mehr tragbar. Wichtige Funktionen fehlten, die das Team in seiner Arbeit erheblich einschränkte. Zudem wurde die Zeiterfassung in einem separaten Tool (Zistemo) durchgeführt, was den Arbeitsaufwand erhöhte und die Effizienz beeinträchtigte.

Vor der geplanten Migration zu awork standen folgende Probleme im Vordergrund:

  • Veraltete Projektstruktur in Asana, die ineffizient war und Frustration im Team und der Führungsebene auslöste.

  • Über 2.000 laufende und abgeschlossene Projekte mussten inklusive sämtlicher Dokumente, Unteraufgaben, Kommentaren, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Fälligkeiten in das neue Tool übertragen werden.

  • Manuelle Datenübertragungen kosteten viel Zeit, da alle wichtigen Daten korrekt von Asana zu awork migriert werden mussten.

  • Eine erfolgreiche Integration der Zeiterfassungsdaten aus Zistemo in awork war gefordert.

Anforderung

BEVELL hatte klare Anforderungen an den Migrationsprozess:

  • Zeitnahe und verlustfreie Datenmigration: Alle Projektdaten, Unteraufgaben, Kommentare und Dokumente mussten fehlerfrei übertragen werden.

  • Zeiterfassung synchronisieren: Die Zeitdaten aus Zistemo mussten nahtlos in awork integriert werden, um eine vollständige Projektübersicht zu gewährleisten.

  • Minimale Unterbrechung des Tagesgeschäfts: Der Übergang sollte so erfolgen, dass das Team weiterhin ohne größere Einschränkungen arbeiten konnte.

  • Blacklist von Projekten: Bestimmte Projekte sollten nicht übertragen werden, um eine unnötige Datenlast zu vermeiden.

Prozess

Lösung

Werksflow erstellte eine maßgeschneiderte Lösung für BEVELL, die alle Herausforderungen berücksichtigte und auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war:

  • Entwicklung eines API-Skripts: Werksflow verband die API-Schnittstellen von Asana, Zistemo und awork, um die automatische Übertragung der Projekte und Zeiterfassungen zu gewährleisten.

  • Effiziente Projektstruktur: Durch die enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Abteilungen bei BEVELL wurde eine neue, angepasste Projektstruktur in awork definiert, um zukünftige Projekte besser zu verwalten.

  • Reibungslose Übertragung: Die Datenmigration wurde über das Wochenende durchgeführt, ohne das tägliche Geschäft zu stören. Das Tool war in nur zehn Werktagen vollständig einsatzbereit.

  • Nachbetreuung: In einer zweiwöchigen Roll-Out-Betreuung reagierte Werksflow schnell auf Probleme, wie z.B. bei privaten Projekten, die nicht beim ersten Migrationslauf übertragen werden konnten. Ein angepasster Rollout stellte sicher, dass auch diese Projekte gezielt migriert wurden.

API-Skript

Ergebnis

Die Zusammenarbeit zwischen BEVELL und Werksflow führte zu einer erfolgreichen und schnellen Migration der Projektdaten:

  • Zeit- und Kostenersparnis: BEVELL konnte die manuelle Dateneingabe umgehen und die Akzeptanz des neuen Tools im Unternehmen erhöhen.

  • Nahtloser Übergang: Dank der effizienten Planung und der Migration am Wochenende konnte BEVELL ohne nennenswerte Unterbrechungen weiterarbeiten.

  • Langfristige Effizienz: Das neue Projektmanagement-Tool in awork ermöglichte es dem Team, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und den täglichen Arbeitsaufwand zu minimieren.

  • Stephan Wuttke

    Gründer & Geschäftsführer
    BEVELL Group

    "Die Zusammenarbeit mit Werksflow hat uns erheblich Zeit und Kosten erspart. Die nahtlose Übertragung unserer Projektdaten aus Asana und der in Zistemo dokumentierten Projektzeiten ermöglichte es uns, manuelle Dateneingaben in awork zu vermeiden und direkt im neuen Tool an den laufenden Projekten weiterzuarbeiten. Diese reibungslose Erfahrung hat auch die Akzeptanz des neuen Tools in unserem Unternehmen gesteigert und die Verwaltung unserer Projekte wesentlich vereinfacht."

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